Em qualquer processo de negociação é muito importante observar algumas etapas e procurar colocá-las em prática. Evidentemente que ninguém recomenda que sejam seguidas à risca, faz parte do perfil do bom negociador a sensibilidade para acrescentar ou suprimir uma ou outra, de acordo com a postura da outra parte. O importante é ter em mente que essas etapas ajudam a sestematizar o processo de nogociação:
PREPARAÇÃO: É fundamental estabelecer os objetivos pretendidos com a negociação. Listar a situação ideal e a possível para cada caso, poderá ajudá-lo a identificar os limites que devem ser levados em conta. Para que isso aconteça é necessário refletir sobre o comportamento do outro negociador e conhecer seus próprios limites. Lembre-se dos dizeres de Sun Tzu em A Arte da Guerra: "Se você conhece o inimigo e conhece a si mesmo, não precisa temer o resultado de cem batalhas."
ABERTURA: Crie um clima amistoso já de início, procure reduzir ao máximo a tensão. Deixe claro os benefícios esperados para ambos os lados, isso será fundamental para a sequencia do processo. Trate o outro com respeito isso selará um clima de confiança mútua que reforçará sua posição.
EXPLORAÇÃO: Seja objetivo, estabeleça uma "reciprocidade psicológica" com o outro. Lembre-se sempre que as pessoas tendem a tratar os outros da mesma forma como são tratados.
APRESENTAÇÃO: Objetivos e expectativas de ambas as partes devem ficar transparentes já no início, não perca tempo com voltas, discursos intermináveis, isso poderá irritar o outro lado.
CLARIFICAÇÃO: Ao assumir uma postura de ouvinte atento, você poderá utilizar todas as possíveis objeções como oportunidade para detalhar ainda mais seu objetivo.
AÇÃO FINAL: É o fechamento do negócio. Se as etapas anteriores foram bem desenvolvidas a ação final fica facilitada. É bom, contudo, não esquecer de oferecer opções de escolha para o outro negociador. Ninguém suporta ficar com uma única possibilidade.
CONTROLE/AVALIAÇÃO: Uma vez concluído o processo e já distante do outro negociador, é fundamental avaliar o saldo do processo, os pontos positivos e os negativos. Refletir sobre o que se passou permitirá que os erros não se repitam e que os acertos sejam otimizados.
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